Documento 25 Tareas Outlook

A continuación les brindo información sobre lo que respectaría el apartado de tareas en el programa de Outlook. Esto es en relación a la TAE de administración (Documento 25).

ACEPTAR O RECHAZAR UNA ASIGNACIÓN DE TAREA

Cuando sus colegas creen una tarea y se la asignen a usted en Outlook, recibirá una solicitud de asignación de tarea. Puede informar al remitente si acepta o rechaza la solicitud.

·    Abra la solicitud de tarea y haga clic en Aceptar o Rechazar

·    También puede aceptar o rechazar desde la vista del panel de lectura.

Para incluir un comentario en la respuesta, haga clic en Editar la respuesta antes de enviar. Si no desea agregar un comentario, haga clic en Enviar la respuesta ahora.

Las tareas aceptadas aparecerán en la lista de tareas de Outlook.

REALIZAR UN SEGUIMIENTO DE LAS TAREAS QUE HA ASIGNADO

Hay tres formas para realizar un seguimiento de las tareas que ha asignado a otras personas:

·         Conservar copias de las tareas que va a asignar automáticamente y recibir informes de estado automatizado   

a.   En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

b.   Haga clic en Opciones de la tarea.

c.   Active la casilla de verificación Guardar copias actualizadas de las tareas asignadas en mi lista de tareas.

d.   Active la casilla de verificación Enviar informes de estado cuando se hayan completado las tareas asignadas.

·       Ver tareas que ha asignado a otras personas   

e.   Haga clic en tareas.

f.    En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en asignaciones.

·       Ver la lista de personas que reciben copias actualizadas de una tarea asignada   

g.   Abra la tarea asignada para el que desea ver la lista.

h.  En la pestaña Detalles, ver los nombres en el cuadro de lista de actualización.

CAMBIAR LA APARIENCIA DE LAS TAREAS

Cambiar el orden de presentación de las tareas

Siga uno de estos procedimientos:

• Ordenar todas las tareas en la lista de tareas   
1. En Tareas, en el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Personalizar la vista actual.
2. Haga clic en Ordenar.
3. En el cuadro Ordenar elementos por, haga clic en un campo por el cual desee ordenar. Si el campo que desea seleccionar no se encuentra en el cuadro Ordenar elementos por, haga clic en un conjunto de campos diferente en el cuadro Seleccionar campos disponibles en.

(Si el campo por el que se ordena es el mismo por el que están agrupados los elementos del campo, Microsoft Outlook ordena los títulos de grupo en lugar de los elementos de cada grupo. Para ordenar los elementos individuales de un grupo, haga clic en un cuadro Ordenar elementos por que sea diferente del campo Agrupar por que ha especificado.

4. Seleccione Ascendente o en Descendente para establecer el criterio de ordenación.
5. Para ordenar por un campo adicional, haga clic en un campo del cuadro Luego por.

SUGERENCIA: Si está en un tipo de vista de tabla, puede hacer clic en un encabezado de columna para ordenar por dicha columna.

• Mover tareas individuales hacia arriba o hacia abajo en la lista de tareas   
1. En Tareas, en el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Personalizar la vista actual.
2. Haga clic en Ordenar, en Borrar todo y, a continuación, en Aceptar.
3. Haga clic en Agrupar por, en Borrar todo y, a continuación, haga clic dos veces en Aceptar.
4. Arrastre una tarea hacia arriba o hacia abajo en la lista de tareas. Utilice la línea roja para situar la tarea.
5. Para guardar este orden como el orden predeterminado, haga clic en Guardar orden de tareas en el menú Acciones.
• Mover tareas individuales hacia arriba o hacia abajo en la barra Tareas pendientes lista de tareas   
1. Seleccione un elemento de la lista de tareas de la barra Tareas pendientes.
2. Haga clic y arrastre el elemento a la posición que desee.

Mientras arrastra la tarea, una línea roja con flechas indica dónde se colocará la tarea cuando suelte el botón del mouse.

3. Suelte el botón del mouse cuando el puntero llegue a donde desea colocar la tarea.
• Mover tareas individuales hacia arriba o hacia abajo en la lista de tareas diarias   
1. En el calendario, en la vista Día o Semana, seleccione un elemento en la Lista de tareas diarias.
2. Haga clic y arrastre el elemento a la posición que desee.

Mientras arrastra la tarea, una línea roja con flechas indica dónde se colocará la tarea cuando suelte el botón del mouse.

3. Suelte el botón del mouse cuando el puntero llegue a donde desea colocar la tarea.
• Establecer prioridades de las tareas   

Si desea ordenar las tareas en orden de prioridad, debe especificar primero el nivel de prioridad para cada tarea. De forma predeterminada, las tareas tienen un nivel de prioridad Normal; sin embargo, puede cambiar el nivel a Bajo o Alto.

1. Abra la tarea cuyo nivel de prioridad desee cambiar.
2. En el cuadro Prioridad, haga clic en un nivel de prioridad.

Después de asignar los niveles de prioridad, vuelva a la lista de tareas y ordénela por prioridad usando el procedimiento ordenar todas las tareas en la lista de tareas de este tema.

MARCAR UNA TAREA COMO COMPLETADA

Siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic en la columna Estado de marca en la lista de mensajes, en tareas, en la barra Tareas pendientes o en la lista de tareas diarias en el calendario   
• Haga clic en la columna de estado de marca junto al elemento.
• Haga clic en la tarea en tareas, en la barra Tareas pendientes o en la lista de tareas diarias en el calendario   

a.            Haga clic con el botón secundario del mouse en la tarea.

b.            Haga clic en Marcar como completada en el menú contextual.

• Haga doble clic en la tarea en tareas   

 .             Haga doble clic en la tarea para abrirlas.

a.            En el cuadro % completado, escriba 100%.

Los campos Estado y % completado están vinculados. Si cambiar el valor en un campo, el valor del otro campo cambiará también en función de los valores de la tabla Siguiente.

Estado	% completado
No iniciado	0
En progreso	1-99
Completada	100
A la espera de otra persona	0-100
Aplazada	0-100

NOTA: Si el campo Completada aparece en la lista de tareas  (como una columna de casillas de verificación encabezadas por una marca de verificación), puede activar la casilla de verificación para marcar la tarea como completada. Si el campo Estado aparece en la lista de tareas, puede hacer clic en Completada en la lista desplegable de la tarea.

• Abrir un mensaje de correo electrónico marcado con la marca de tarea   
1. Abra el mensaje de correo electrónico.
2. En la ficha mensaje, en el grupo seguimiento, haga clic en   .

Método abreviado de teclado ALT U

3. Haga clic en Marcar como completada.

Haga clic aquí para obtener información sobre la diferencia entre Marcar como completada y Borrar marca

Marcar como completada     El elemento continúa marcado con una marca de seguimiento, pero ahora se muestra tachado. Si se configura la barra Tareas pendientes o Tareas para mostrar todas las tareas y elementos pendientes independientemente de que esté o no completados, continuará viendo el mensaje hasta que lo elimine de las carpetas de correo.

Borrar marca     La marca se quita del mensaje de correo electrónico y en la barra Tareas pendientes y en Tareas deja de aparecer el registro del mensaje.

Si desea mantener un registro de los elementos completados, utilice Marcar como completado. Sin embargo, una vez que elimine el mensaje de correo electrónico, el elemento completo desaparecerá por completo de todas las vistas de Outlook.

AGREGAR TAREAS DE MICROSOFT® OUTLOOK® A REGISTROS DE SALESFORCE

Puede agregar tareas de Outlook a múltiples contactos de Salesforce y a otro registro que acepte tareas, como una cuenta, un prospecto o una oportunidad. La tarea se agrega al registro de Salesforce como una actividad que puede ver en las listas relacionadas Actividades abiertas o Historial de actividades del registro.

Agregue tareas de Outlook a registros de Salesforce desde Tareas en Microsoft Outlook.

1. Seleccione la tarea que desea agregar a un registro de Salesforce.
2. Haga clic en el icono buscar en el panel lateral para mostrar el registro de Salesforce al que desea agregar la tarea.
3. Haga clic en el icono más junto al registro en los resultados de búsqueda.

REFERENCIA

·           https://support.office.com/es-es/article/Aceptar-o-rechazar-una-asignaci%C3%B3n-de-tarea-00a7731d-4951-40c0-ae29-46112d40ebc4

·           https://support.office.com/es-es/article/Crear-y-hacer-el-seguimiento-de-tareas-asignadas-CDC1A3DE-4E4C-44F6-8921-77A8CD43E971

·           https://support.office.com/es-es/article/Cambiar-la-apariencia-de-las-tareas-d4903fab-1c12-4e39-8dd3-10469173ccb9

·           https://support.office.com/es-es/article/Completar-una-tarea-09d2e785-04d1-4a7c-8e4c-9e9f2c9c0495

·           https://help.salesforce.com/articleView?id=outlookcrm_side_panel_add_tasks.htm&language=es_MX&type=0

CONCLUSION

Con apoyo del interne y la información consultada logre investigar cada uno de los aspectos requeridos en la tarea, el único inconveniente fue el que a la hora de querer hacer el trabajo en la web (al no permitirme el programa) no logre realizar cada una de las actividades pedidas (pero algunas sí)