Documento 18 información del maneo de agenda en Excel
A continuación muestro información sobre lo que respecta el manejo de una agenda por parte del programa de Excel. Esto es en relación a la TAE de administración (Documento 18).
Manejo del agendas en Excel
Las plantillas
de Excel para agendas nos permiten organizar el día a día, llevar el control de
eventos y citas que tenemos y calcular cómo distribuirlos para que no se nos
solapen. Para conseguir nuestra agenda en Excel podemos diseñarlas nosotros
mismos con el programa de Excel o bien podemos buscar una plantilla para
descargar y adaptarla para conseguir agendas personalizadas.
Las agendas sirven tanto para
hacer un planning de citas por años, por semanas o por días, como para llevar
nuestra agenda de trabajo en Excel. Además, existe la posibilidad de que un
Calendario 2015 para Excel sirva de agenda, sobre todo de cara a un plantilla
de Excel para una agenda semanal o mensual.
Para ello primeramente abrimos
una plantilla de agenda Para ello crearemos las columnas auxiliares.
Comenzaremos por la columna (dependiendo),
ejemplo; con la siguiente matricial
(seleccionando el rango completo G5:G25):
=INDICE(TblRegistros;COINCIDIR(Hoja1!$C$3+Hoja1!$B$5:$B$25&sala;TblRegistros[FECHA
Y HORA]&TblRegistros[SALA];0);4)
De igual forma seleccionando
H5:H25 introducimos la matricial:
=INDICE(TblRegistros;COINCIDIR(Hoja1!$C$3+Hoja1!$B$5:$B$25&sala;TblRegistros[FECHA
Y HORA]&TblRegistros[SALA];0);5)
(recuerda ejecutarlas
matricialmente!!!)
Con estas funciones obtenemos el
Inicio y Final de cada tarea desde el origen de datos, en concreto la
información registrada para la Tarea concreta en las columnas Hora Inicio y
Hora Término
En la siguiente etapa completamos
la otra columna augurada, ejemplo; escribimos
la función BUSCARV en su forma de búsqueda aproximada en la celda anticipada
para luego arrastrar hasta la establecida:
=BUSCARV(B5;$G$5:$G$25;1;1) conseguimos,
entonces, detallar para cada hora del día la Hora de Inicio: Como última
columna auxiliar obtendremos, para cada hora del día, su correspondiente Hora
de Término, lo que conseguimos incluyendo en la columna predeterminada y luego
arrastrando hasta (columna seleccionada) la fórmula:
=INDICE($H$5:$H$25;COINCIDIR(E5;$G$5:$G$25;1))
Con todas estas columnas
auxiliares de cálculo tenemos lo que necesitamos, ya que hemos identificado
para cada hora del día, si tiene asignada una Tarea (por sala de reunión y día)
y por ende su Hora Inicio y Hora Término. Sólo nos queda realizar una comparativa
de horas y rellenar con la Tarea su bloque horario definido.
Para ello, y por último
insertamos en la celda establecida la siguiente fórmula matricialmente
ejecutada: (ejemplo)
=SI.ERROR(SI(Y($B5>=E5;$B5>F5);INDICE(TblRegistros;COINCIDIR(C$3+$E5&sala;TblRegistros[FECHA
Y HORA]&TblRegistros[SALA];0);3);"");"")
Lo primero que aplicamos con esta
fórmula es un condicional que nos confirme si la hora del día está o no dentro
del intervalo horario de la Tarea (ejemplo; del Día y Sala elegida en C1 y C3),
en caso afirmativo, buscamos la combinación de 'Día_Hora_Sala' en la Tabla de
Registros (TblRegistros), obteniendo con la función INDICE la descripción de la
Tarea...
Esta fórmula la copiaremos y
pegaremos al resto del rango anticipado (ojo es una fórmula matricial!).
Referencias
Conclusión
Me resulto complicado la
elaboración de una agenda en Excel porque además de que no logre encontrar la
información esperada, no pude comprender como es que se realiza una agenda
propia de Excel ya que desde mi punto de vista diría que para que una agenda
sea propia de Excel es necesario que utilice formula.
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